Hóa Đơn Đỏ Điện Tử Long Chau

Chia sẻ tất cả vấn đề xoay quanh hóa đơn đầu vào, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng GTGT, hóa đơn VAT như xuất hóa đơn, tra cứu hóa đơn điện tử…

Cung cấp dịch vụ hỗ trợ thu phí chỉ từ 100.000đ/khách hàng. Hỗ trợ cài đặt hướng dẫn qua ultraview, liên hệ hotline: 0338000800

Tất cả những loại hóa đơn mà theo quy định của Tổng cục thuể thì phần mềm hóa đơn điện tử P.A Việt Nam đều đáp ứng như: Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, Tem, vé, thẻ, Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho đại lý, Chứng từ thuế thu nhập cá nhân.

Trong thế giới kinh doanh, việc hiểu rõ các thuật ngữ và quy trình liên quan đến giao dịch tài chính là rất quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả. Một trong những khái niệm cơ bản nhưng đôi khi dễ gây nhầm lẫn chính là sự khác biệt giữa Bill & Invoice. Trong khi cả hai đều liên quan đến việc quản lý tài chính, chúng phục vụ những mục đích khác nhau và có vai trò cụ thể trong quy trình giao dịch.

Bài viết này sẽ làm rõ sự khác biệt giữa hai khái niệm này, đồng thời cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách thức hoạt động của Bill & Invoice trong thực tiễn kinh doanh. Hãy cùng khám phá các khái niệm “Bill” và “Invoice”, cũng như những điểm khác biệt quan trọng giữa chúng ngay trong bài viết dưới đây.

Trong kinh doanh, Bill là một tài liệu do người bán phát hành cho người mua, trong đó nêu rõ số tiền phải trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp. Nó thường bao gồm các chi tiết như danh sách các mặt hàng hoặc dịch vụ, giá của chúng, tổng số tiền phải trả và các điều khoản thanh toán.

Bill đóng vai trò là yêu cầu thanh toán chính thức và là một phần thiết yếu của quy trình thanh toán, giúp đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch tài chính và lưu giữ hồ sơ chính xác.

Mục đích của Bill là để làm bằng chứng pháp lý cho cả người mua và người bán rằng giao dịch mua bán đã diễn ra.

Hình thức thanh toán này chủ yếu phổ biến đối với các doanh nghiệp bán lẻ, chẳng hạn như cửa hàng tạp hóa, cửa hàng bán đồ lưu niệm, nhà hàng và cơ sở ăn uống, nơi khách hàng trả tiền trước.

Bill thường chứa những thông tin sau:

Các yếu tố này đảm bảo rằng hóa đơn cung cấp hồ sơ toàn diện và rõ ràng về giao dịch, tạo điều kiện cho sự minh bạch và quản lý tài chính hiệu quả.

Trong kinh doanh, Invoice là một văn bản chính thức do người bán cấp cho người mua, trong đó liệt kê và ghi lại giao dịch giữa hai bên. Invoice bao gồm các chi tiết như sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, số lượng, đơn giá, tổng số tiền phải trả và điều khoản thanh toán.

Mục đích của Invoice là yêu cầu thanh toán, theo thời hạn thanh toán cụ thể. Và vì Invoice đóng vai trò là yêu cầu thanh toán nên thường được phát hành sau khi giao sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua .

Một đặc điểm quan trọng khác của Invoice là chúng thể hiện sự hiện diện của tín dụng , vì người bán không nhận được tiền mặt ngay lập tức mà vào một ngày trong tương lai.

Invoice đóng vai trò là yêu cầu thanh toán từ người mua đến người bán và đóng vai trò là hồ sơ cần thiết cho cả hai bên tham gia giao dịch. Invoice thường bao gồm:

Invoice rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì chúng giúp duy trì hồ sơ tài chính chính xác, đảm bảo thanh toán đúng hạn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch và phân tích tài chính.

Định dạng của Bill và Invoice

Sau đây là phác thảo cơ bản về định dạng của hóa đơn (Invoice) và biên lai (Bill):

Định dạng hóa đơn (Invoice)

Cả định dạng hóa đơn và biên lai đều phục vụ các mục đích khác nhau nhưng đều hướng đến mục đích cung cấp sự rõ ràng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán nhanh chóng từ người mua. Có thể điều chỉnh dựa trên nhu cầu kinh doanh cụ thể và các yêu cầu theo quy định.

Khởi tạo tài khoản cho Doanh nghiệp ngay sau khi ký hợp đồng. Viettel có các Trung tâm CNTT trên khắp 63 tỉnh/Tp, sẵn sàng triển khai, tích hợp khi có yêu cầu, hỗ trợ 24/7.

Phân biệt: Invoice, Receipt và Bill

Để dễ dàng truy cập, sau đây là biểu đồ so sánh tóm tắt tất cả những khác biệt chính giữa Invoice, Receipt và Bill:

Yêu cầu thanh toán do người bán gửi cho người mua, thường là thông báo số tiền phải trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ.

Một tài liệu chi tiết do người bán cấp cho người mua, liệt kê danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp và yêu cầu thanh toán.

Xác nhận việc thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã được thực hiện, đóng vai trò là bằng chứng mua hàng.

Thông thường được phát hành trước khi nhận được thanh toán.

Có thể được phát hành trước hoặc sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao.

Được phát hành sau khi thanh toán để xác nhận giao dịch đã hoàn tất.

Bao gồm thông tin cơ bản: tổng số tiền phải trả, ngày đến hạn thanh toán, phương thức thanh toán được chấp nhận.

Bao gồm thông tin chi tiết: danh sách chi tiết hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng số tiền phải trả, điều khoản thanh toán, thuế, chiết khấu.

Xác nhận thông tin chi tiết thanh toán: ngày, số tiền đã thanh toán, phương thức thanh toán và mặt hàng đã mua.

Hoạt động như một yêu cầu thanh toán chính thức và hồ sơ giao dịch cơ bản. Có thể thiếu sự phân tích chi tiết về giao dịch.

Cung cấp hồ sơ toàn diện về giao dịch, hỗ trợ lưu giữ hồ sơ pháp lý và tài chính, báo cáo thuế và quản lý các khoản phải thu.

Có tác dụng như bằng chứng mua hàng, thường được yêu cầu khi trả hàng, bảo hành hoặc hoàn trả chi phí.

Thường được sử dụng cho thông báo thanh toán ban đầu và các giao dịch đơn giản.

Cần thiết cho việc theo dõi tài chính chi tiết, quản lý dòng tiền, tuân thủ thuế và duy trì mối quan hệ với khách hàng thông qua các hoạt động thanh toán minh bạch.

Được sử dụng để xác nhận hoàn tất giao dịch và để lưu hồ sơ khách hàng hoặc đối chiếu tài chính.

Thông tin cơ bản như tổng số tiền phải trả, ngày đến hạn thanh toán và phương thức thanh toán được chấp nhận.

Phân tích chi tiết bao gồm hàng hóa/dịch vụ theo từng mục, số lượng, đơn giá, tổng số tiền phải trả, điều khoản thanh toán, thuế, chiết khấu.

Thông tin thanh toán cần thiết cung cấp xác nhận thanh toán cho cả người mua và người bán.

Hóa đơn tiện ích (điện, nước), phí đăng ký (tạp chí, phí thành viên).

Hóa đơn bán hàng (hàng hóa đã bán), hóa đơn dịch vụ (dịch vụ tư vấn, sửa chữa).

Biên lai tại điểm bán hàng (POS), xác nhận mua hàng trực tuyến.

Thường được sử dụng cho các giao dịch một lần khi mong muốn thanh toán một lần.

Thường được sử dụng nhiều lần cho các dịch vụ đang diễn ra hoặc giao dịch định kỳ, được phát hành thường xuyên hoặc sau khi hoàn thành dịch vụ.

Thường được sử dụng cho các giao dịch đơn lẻ, xác nhận thanh toán một lần.

CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠO CỔNG TRA CỨU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ DÀNH RIÊNG CHO KHÁCH HÀNG

DEMO tại https://invoice.greensoft.vn/

Liên hệ hotline: 0338000800 (zalo)

Sau khi thực hiện quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có thể lập hóa đơn điện tử bằng hệ thống S-Invoice. Hệ thống cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu hiện nay được tất cả các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng.

Để lập được hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice các bạn làm theo các bước hướng dẫn dưới đây nhé.

Bước 1: Truy vập vào link https://business.sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html  đăng nhập thành công

Người dùng vào chức năng Quản lý hóa đơn/Lập hóa đơn

Hình : Màn hình chức năng Lập hóa đơn

Bước 2: Trên màn hình lập hóa đơn, người dùng thực hiện nhập các thông tin sau:

Đối với thông tin người mua nhập mới (chưa có trong cơ sở dữ liệu người dùng), nhập các thông tin:

Quy định khi lập hóa đơn với khách lẻ và khách hàng doanh nghiệp với trường Tên người mua/Địa chỉ/Mã số thuế được áp dụng với các giao diện: lập hóa đơn/sửa hóa đơn nháp/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin

Đối với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu trở lên, người dùng cần chọn hình thức thanh toán là Chuyển khoản  theo Điều 6, Thông tư 78/2014/TTBTC

Áp dụng khi lập hóa đơn/sửa hóa đơn nháp/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh tiền

Trường  hợp không chọn hình thức thanh toán Chuyển khoản, hệ thống vẫn hỗ trợ người dùng chọn loại hình thức thanh toán khác

Sau khi nhập xong thông tin người mua, người thao tác nhấn nút Thêm mới khách hàng để lưu thông tin người mua vào cơ sở dữ liệu người dùng.

Hình: Thêm mới thông tin khách hàng

Ngoại lệ (lỗi): Trường hợp khách hàng đã tồn tại (check số điện thoại), hệ thống sẽ thông báo khách hàng đã tồn tại

Trường hợp thông tin người mua đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu, có thể nhập dữ liệu tìm kiếm để tìm kiếm dữ liệu có trong hệ thống:

Hệ thống cho phép tìm kiếm tương đối tất cả dữ liệu thông tin khách hàng: Số điện thoại/Tên người mua/Địa chỉ/Email/Mã số thuế/Loại giấy tờ/Số giấy tờ/Tên đơn vị

Phần thông tin người bán: Giữ nguyên

Phần thông tin giao dịch, các trường nhập gồm:

Note: Các trường có dấu (*) bắt buộc nhập

Phần thông tin hóa đơn, các trường lựa chọn gồm:

+ Nếu không chọn Ngày lập thời gian lập hóa đơn lấy thời gian hiện tại của hệ thống

+ Nếu chọn Ngày lập thì phải đảm bảo Ngày lập > hoặc = thời gian đang hiển thị ở bên cạnh (xem hình dưới)

Bảng kê: cho phép upload bảng kê khi lập hóa đơn

Trường hợp người dùng không chọn thời gian lập hóa đơn, hệ thống sẽ mặc định chọn thời điểm hiện tại khi lập hóa đơn để phát hành hóa đơn

Đối với các user dùng chữ ký USB token hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ.

Sau khi lập hóa đơn thành công, người dùng có thể vào Quản lý hóa đơn-> xem hóa đơn -> tải bảng kê đã upload khi lập

Phần thông tin chi tiết hóa đơn, các thông tin sẽ load ra từ danh mục sản phẩm

Có các lựa chọn để nhập thông tin: Hàng hóa, Chiết khấu, Ghi chú, Bảng kê, Phí khác

Sau khi chọn một mã sản phẩm, gird Chi tiết hóa đơn sẽ như bên dưới:

Tiếp tục nhập số lượng cho mã sản phẩm cần bán, kết thúc quá trình nhập sản phẩm thứ nhất

Nhập xong số lượng cho sản phẩm, hệ thống sẽ tự hiển thị Thành tiền, Tổng tiền hàng.

Tiếp tục nhập sản phẩm thứ 2, 3,…n

+ Chọn nhập Hàng hóa với hóa đơn có chiết khấu theo dòng hàng hóa

Khi nhập hàng hóa có các quy định sau: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Thuế GTGT (đối với hóa đơn thuế ròng). Đơn vị tính không bắt buộc nhập. Thành tiền tự động tính theo Số lượng * Đơn giá; Tổng thuế (đối với hóa đơn thuế ròng) tự động tính theo Thành tiền * Thuế GTGT(%).

Bước 3: Nhập Thuế GTGT (%)* – Áp dụng với hóa đơn thuế toàn sản phẩm

Hệ thống cho phép nhập nhiều mức thuế trên 1 hóa đơn

Tại thông tin Thuế GTGT% người dùng nhấn vào nút  để thêm mức thuế

Lưu ý: Từng dòng thuế được tính trên Tổng tiền hàng trước thuế

-Bước 4: Hệ thống cho phép người dùng sửa tiền thuế với khoảng chênh lệch (+-)5

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, Sửa hóa đơn nháp, Điều chỉnh tiền, Lập hóa đơn thay thế

=> Hướng dẫn chi tiết thông tin khi lập hóa đơn với Hàng hóa/Ghi chú/Chiết khấu/Bảng kê/Phí khác:

Bước 5: Nhấn button “Lập hóa đơn” để lập hóa đơn

Hình: Màn hình chức năng lập hóa đơn

Ảnh hưởng: Hóa đơn sẽ được lưu trữ dưới dạng file pdf, xml, zip phục vụ cho mục đích tra cứu. Khách hàng đã thanh toán hóa đơn có thể xem, tải, in hóa đơn tại chức năng Tiện ích/Tra cứu hóa đơn mục

Chú ý: Hệ thống mới nâng cấp cho phép người dùng lựa chọn thuế khi lập hóa đơn thuế dòng

* Hệ thống bổ sung chức năng kiểm soát không cho nhập hóa đơn trong các trường hợp sau:

TH1: Kiểm soát số lượng hóa đơn của doanh nghiệp

Khi số lượng hóa đơn đã lập >= Số lượng hóa đơn đã mua=> Người dùng vào hệ thống chọn Lập hóa đơn, khi nhấn Lập hóa đơn trên giao diện nếu số lượng hóa đơn hết thì sẽ hiển thị thông báo

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, Lập hóa đơn theo file, phát hành hóa đơn nháp, điều chỉnh tiền, điều chỉnh thông tin, lập hóa đơn thay thế

TH2: Kiểm soát thời gian sử dụng dịch vụ hóa đơn của doanh nghiệp

Khi thời gian đăng ký sử dụng < thời gian hiện tại=> Người dùng vào hệ thống chọn Lập hóa đơn, khi nhấn Lập hóa đơn trên giao diện nếu thời gian sử dụng gói dịch vụ hết thì sẽ hiển thị thông báo

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, Lập hóa đơn theo file, phát hành hóa đơn nháp, điều chỉnh tiền, điều chỉnh thông tin, lập hóa đơn thay thế

Trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn các bạn chi tiết về từng thao tác để có thể lập hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice. Trong quá trình sử dụng với bất cứ thắc mắc hay trường hợp nào cần giải quyết, liên hệ hotline: 033.8000.800

Website: https://viettel-invoice.vn